단체메시지보네는방법 발송 전에 확인할 순서
얼마 전 행사 안내 문자 1만 건을 보내려던 담당자가 발송 화면까지 열어 놓고 멈췄습니다. 명단에 광고 수신을 거부한 고객이 섞여 있었기 때문입니다. 단체 발송에서 먼저 확인할 것은 요금이나 발송 버튼이 아닙니다. 메시지의 성격, 수신 동의, 수신거부 처리부터 맞아야 합니다.
보낼 내용을 광고와 정보성 안내로 나누기
주문 확인, 결제 완료, 배송 안내처럼 이미 이루어진 거래를 처리하는 내용과 할인 행사 안내는 성격이 다릅니다. 한국인터넷진흥원의 불법스팸 방지 안내는 경제적 이익을 목적으로 상품이나 서비스를 알리는 메시지를 광고성 정보로 봅니다. 배송 안내 끝에 ‘다음 구매 20% 할인’ 문장을 붙였다면 정보성 안내로만 취급하기 어렵습니다.
실무에서는 발송 문안을 먼저 확정하고 광고 문구가 한 줄이라도 섞였는지 확인합니다. 같은 고객에게 보내더라도 주문 알림과 판촉 문자는 명단을 따로 뽑는 편이 안전합니다. 알림톡은 주문·결제·배송 같은 개인화된 정보성 메시지에 쓰는 채널입니다. 할인 행사를 알림톡 문안에 끼워 넣으면 카카오의 메시지 기준에도 맞지 않습니다.
광고 문자라면 동의와 발송 시간을 먼저 확인하기
정보통신망법 제50조에 따라 광고성 정보를 보내려면 원칙적으로 수신자의 사전 동의가 필요합니다. 동의를 받았더라도 수신자가 거부하거나 동의를 철회했다면 발송 대상에서 빼야 합니다. 거래 관계에 따른 예외가 있다고 해서 구매 고객 전체를 광고 명단으로 옮겨도 된다는 뜻은 아닙니다. 예외 적용 여부는 연락처를 직접 수집한 경위, 거래한 상품과 광고할 상품의 관계, 거래 종료 시점까지 확인해야 합니다.
시간도 별도로 봅니다. 광고성 문자는 오후 9시부터 다음 날 오전 8시까지 보내려면 야간 발송에 대한 별도의 사전 동의가 필요합니다. 일반 광고 수신 동의만 있는 고객에게 밤 10시에 예약 발송하는 식으로 설정하면 안 됩니다. 예약 발송 화면의 시간대와 실제 발송 시각을 함께 확인해야 하는 이유입니다.
문자 맨 앞에는 ‘(광고)’를 표시하고, 전송자 명칭과 연락처, 수신거부 방법을 알아보기 쉽게 넣어야 합니다. 수신자가 비용을 부담하지 않고 거부할 수 있는 수단도 제공해야 합니다. 예를 들어 ‘(광고) 은결상점 봄 행사 안내… 무료수신거부 080-000-0000’처럼 문안을 만들되, 예시 번호를 그대로 쓰지 말고 실제 연결되는 번호로 교체해야 합니다. ‘(광 고)’처럼 글자를 띄워 표시를 흐리는 방식도 피해야 합니다.
SMS·LMS·MMS·알림톡 중 용도에 맞게 고르기
짧은 일정 변경이나 휴무 안내라면 SMS가 간단합니다. 본문이 길어지면 LMS, 이미지가 꼭 필요하면 MMS를 검토합니다. 문자 길이와 이미지 규격은 발송 서비스의 기준을 확인해야 합니다. 특히 ‘(광고)’, 업체명, 무료수신거부 문구까지 넣으면 짧아 보이는 광고도 SMS 길이를 넘길 수 있습니다. 입력창에서 메시지 유형이 자동으로 바뀌는지 발송 전에 확인하세요.
단가는 계약과 발송량에 따라 달라집니다. 비교 방법은 단순합니다. 가령 견적서에 SMS 20원, LMS 50원, MMS 100원으로 적혀 있다면 1만 건 발송비는 각각 20만 원, 50만 원, 100만 원입니다. 이 숫자는 계산 예시일 뿐 실제 단가가 아닙니다. 알림톡도 공식 딜러사의 견적을 받아야 하고, 실패 시 문자로 대체 발송하도록 설정했다면 그 비용까지 합쳐야 합니다.
도달률을 비교할 때는 ‘발송 성공’과 ‘고객이 읽음’을 구분해야 합니다. 문자 발송 결과가 성공이어도 단말기에서 차단되거나 고객이 보지 않을 수 있습니다. 알림톡 역시 카카오톡 수신 환경과 템플릿 승인 여부를 확인해야 합니다. 주문 상태처럼 고객별로 달라지는 필수 안내는 알림톡과 실패 시 문자 대체 발송을 검토하고, 광고는 적법한 수신 동의가 확인된 명단에 맞춰 문자나 해당 광고 채널을 선택하는 식이 실무에 맞습니다.
명단을 걸러낸 뒤 소량으로 시험 발송하기
발송 순서는 명단 업로드, 중복 번호 제거, 광고 수신 동의 확인, 수신거부 명단 제외, 야간 동의 확인, 문안 점검, 시험 발송입니다. 거부한 번호를 이번 엑셀 파일에서만 지우면 다음 달 다른 담당자가 다시 보낼 수 있습니다. 수신거부 이력을 발송 시스템의 공통 차단 명단에 반영하고, 새 명단을 올릴 때마다 대조해야 합니다.
시험 발송은 담당자 휴대전화 몇 대로 해도 좋습니다. 발신번호가 등록된 번호로 표시되는지, 문장이 잘리지 않는지, 무료수신거부 번호가 실제로 작동하는지 확인합니다. 발송 후에는 성공 건수만 보지 말고 실패 사유와 거부 접수 내역도 남깁니다. 수신거부나 동의 철회가 들어오면 처리 결과를 알려야 한다는 법 규정도 함께 챙겨야 합니다.
저는 단체 발송을 맡을 때 ‘몇 건을 보낼까’보다 ‘이 명단의 각 번호에 이 문안을 보내도 되는가’를 먼저 묻습니다. 그 질문에 답할 수 있으면 채널 선택과 비용 계산은 훨씬 수월해집니다.
